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E-Mail-Archivierung ist seit dem 01.01.2017 gesetzliche Pflicht   

 
Seit dem 01. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) uneingeschränkt. Faktisch bedeutet das: Jedes Unternehmen, das digitalen Schriftverkehr, wie zum Beispiel die Verarbeitung von Angeboten oder Rechnungen durchführt, ist zur Archivierung verpflichtet. Bisher galten Übergangsreglungen, zum 31.12.2016 schloss sich auch die letzte Hintertür.

 
Was bedeutet das für Unternehmen? Die Pflicht zur Archivierung sämtlicher elektronischer Dokumente gilt für alle Unternehmen, die Geschäfte auf dem digitalen Weg abwickeln, unabhängig von Größe, Branche oder Zusammensetzung. Seit dem 01.01.2017 ist dies vollumfänglich und ausnahmslos der Fall. Werden Angebote, Rechnungen, Handlungsbriefe etc. per E-Mail kommuniziert, ist das Unternehmen im Zugzwang: Eine entsprechende Lösung muss implementiert sein, sonst drohen hohe Kosten durch Geldbußen und angeordnete Umsetzungsmaßnahmen.
 

Ein System zur E-Mail-Archivierung ist unumgänglich. Die GoBD haben die alten Grundsätze GDPdU und GoBS zur Archivierung elektronischer Dokumente abgelöst und regeln seit dem 01.01.2015 unter anderem die gesetzliche Aufbewahrungspflicht elektronischer Geschäftsdokumente, -vereinbarungen und -aufzeichnungen sowie deren Unveränderbarkeit.
 

Wir haben für Sie dem aktuellen Markt von Archivierungssystemen durchforstet und uns für ein System der Firma Mailstore entschieden. Bei den meisten anderen Archivierungssystemen sind jährliche Kosten für Wartung und Programupgrade unumgänglich. Die teils kostenlosen Archivierungssysteme erfüllen in den seltensten Fällen die gesetzlichen Grundlagen der Unveränderbarkeit.
 
Derzeit gibt es keine zwingende Upgrade Pflicht. Solange die von uns empfohlene Software nicht durch gesetztes Änderungen angepasst werden muss. Ist dies eine einmalige Investition. Es sei denn Sie wünschen immer den aktuellen Stand des Archivierungssystems.
 

Die Kosten setzen sich aus den eingesetzten Arbeitsplätzen und Server zusammen. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein auf Ihr Unternehmen angepasstes Angebot.

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Was uns auszeichnet: Mehr als 25 Jahre Erfahrung im IT-Bereich und viele zufriedene Kunden.
Egal ob Sie ein neues Notebook brauchen, Ihre IT-Infrastruktur modernisiert werden soll oder ob Ihr Web-Auftritt frischen Schwung braucht:
Setzten Sie sich unverbindlich mit uns in Verbindung, gerne können Sie uns auch für eine persönliche Beratung in unserer Geschäftsstelle besuchen.

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